MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
IKIGAI ESPACIOS S.A.S.

Políticas de tratamiento y protección de datos personales (Ley 1581 de 2012)  

INTRODUCCION

IKIGAI ESPACIOS S.A.S. identificada con Nit:  No. 901.768.608-2, está comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, contactos, aspirantes, empleados, aliados, proveedores, contratistas, personal de obra y todas aquellas personas que de una u otra forma tengan relación de forma directa o indirecta con la sociedad. Es por ello que ha adoptado la siguiente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.  Así mismo promueven los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad y manejo adecuado de la información personal que, es utilizada por la empresa, para el cumplimiento de los objetivos corporativos y de negocio.
GENERALIDADES
Ikigai Espacios S.A.S. (en adelante la “Sociedad”) es una empresa comercial colombiana, domiciliada en la ciudad de Bogotá, debidamente constituida y registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá, identificada con el NIT. NIT. No. 901.768.608-2, dedicada la prestación de servicios inmobiliarios, tales como gerencia, promoción, desarrollo y venta de proyectos inmobiliarios; así́ como a la venta, administración y arrendamiento de inmuebles usados. En tal sentido, y en razón del objeto social que desarrolla, la Sociedad recibe, recolecta y/o accede a Datos Personales, bien sea directamente de sus titulares o a través de terceros con los cuales tiene suscritos convenios para el tratamiento de Datos Personales.
Adicionalmente, la Sociedad cuenta con convenios o contratos para el tratamiento de Datos Personales con varios de sus Aliados Estratégicos (en adelante las “Sociedades Aliadas”). Por tal motivo, cuando en la presente política se haga referencia a la Sociedad, se entenderán así́ mismo incluidas las Sociedades Aliadas.

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan Datos Personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de la Sociedad, considerada como responsable o Encargada del Tratamiento.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE DE LA EMPRESA: IKIGAI ESPACIOS S.A.S. sociedad comercial identificada con NIT. No. 901.768.608-2, cuyo objeto social en actividades inmobiliarias realizadas a cambio de una retribución o por contrata.
Dirección de correspondencia: Calle 140 # 11 -45 oficina 1002
Correo de contacto: ikigaiespaciossas@gmail.com

Página WEB: //
Teléfono de contacto: 317 3523510

Encargado del tratamiento: Oficial de Cumplimiento
PROPOSITO DE LA POLITICA
El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales (i) el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales una vez otorguen su autorización expresa, previa e informada; (ii) los derechos que les asisten, los canales, procedimientos y mecanismos dispuestos por la Sociedad para ejercerlos; y (iii) las personas autorizadas dentro de la Sociedad para atender las consultas, quejas y reclamos, relacionados con el Tratamiento de sus Datos Personales, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de Datos Personales.

ALCANCE DE LA POLÍTICA.

La presente Política de Tratamiento de la Información aplica y es de carácter obligatorio para todos los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por la Sociedad, y/o por terceros con los que la Sociedad acuerde en todo o en parte la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales registrados en las bases de datos de la Sociedad.







FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

 La información que se encuentra almacenada en la base de datos de la inmobiliaria, será recolectada y tratada para:
Ofrecer servicios de arrendamiento y venta de bienes inmuebles.
2. Ejecutar la administración del bien inmueble previa existencia del contrato de mandato entre el propietario y la inmobiliaria.
3. Celebrar contratos de arrendamiento para vivienda y/o comercio.
4. Realizar por medio de aliados estratégicos el estudio y viabilidad de fianza de arrendamiento, solicitada por los clientes prospectos de la Inmobiliaria Ikigai Espacios S.A.S.
5. Preservar en el archivo histórico la información contable, de los ex trabajadores, y de clientes, de conformidad a lo establecido por la ley.
6. Suscribir contratos de mandato, arrendamiento y corretaje con los propietarios, arrendatarios (incluidos deudores solidarios).
7. Dar respuesta de los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
8. Celebrar convenios con terceros que prestan sus servicios a la inmobiliaria. 9. Realizar la captura de imágenes por cámaras, con el fin de ejercer control sobre el talento humano de la empresa y garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en las oficinas de la inmobiliaria.
10. Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
11. Reportar la información administrativa y tributaria a las entidades competentes.
12. Dar trámite a las peticiones presentadas por los titulares de la información dentro de los términos establecidos en la presente política de tratamiento de la información.
13. Realizar contratos de confidencialidad con el talento humano y los terceros a los cuales la inmobiliaria les proporciona información de sus aliados estratégicos y clientes, con el objeto de prestar sus servicios como gestor inmobiliario.
14. Informar a los terceros que prestan el servicio de fianza o seguros sobre los arrendatarios (deudores solidarios), el incumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con la inmobiliaria.
15. Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con Inmobiliaria Ikigai Espacios S.A.S. de manera directa o por medio de un tercero.


DEFINICIONES.

El significado de las siguientes expresiones es el contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Información que le será́ aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar sus los Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Calidad del Dato: Los Datos Personales sometidos a tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Cuando se esté́ en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Sociedad deberá́ abstenerse de someterlos a Tratamiento, o solicitar a sus titulares la completitud o corrección de la información.

Circulación Restringida: Los Datos Personales solo serán tratados por aquel personal de Sociedad o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por la Sociedad para tratarlos.

Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

Datos Financieros: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6. PRINCIPIOS:
Ikigai Espacios S.A.S. está comprometida en promover y garantizar los derechos a la privacidad, intimidad y buen nombre de las personas objeto de tratamiento de sus datos personales y, en consecuencia, se compromete a manejar los datos recolectados bajo los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento de datos siempre está sujeto a las disposiciones legales; debe hacerse de forma lícita, legítima o legal, bajo los términos de la ley.
Finalidad: El tratamiento debe tener un propósito específico y explícito que sea acorde a la Constitución y la ley. Éste debe ser informado al titular y aceptado por éste.
Libertad: Todo tratamiento de datos personales que realice Inmobiliaria Ikigai Espacios S.A.S está respaldado por el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones de ley.
Principio de buena fe: Es uno de los principios fundamentales del derecho, y se entiende como el deber de proceder con lealtad en nuestras relaciones jurídicas, así como el derecho a esperar que los demás procedan en la misma forma.
Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Ikigai Espacios SAS realizará actividades de actualización de los datos vigentes de sus titulares de la información.
Transparencia: Ikigai Espacios S.A.S informa a sus titulares previamente que datos requiere tratar y cuál es la finalidad para la cual se precisan.
Acceso y circulación restringida:  Sólo las dependencias, funcionarios y prestadores de servicios autorizados pueden tratar los datos personales suministrados por los titulares, y únicamente para el cumplimiento de sus funciones.
Seguridad: Ikigai Espacios S.A.S, adopta las medidas físicas y tecnológicas necesarias para salvaguardar los datos personales puestos a su disposición, y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de Datos Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive, después de finalizada su relación con Ikigai Espacios S.A.S.., pudiendo solo revelar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, la cual debe ser comunicada al Titular. Deben ser adecuados, pertinentes y acordes con esas finalidades.
Temporalidad o Caducidad: El periodo de conservación de los datos personales será el necesario que permita alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
Derecho de Habeas Data y Procedimiento para su ejercicio
Los titulares de la información que reposan en las bases de datos de Ikigai Espacios S.A.S, pueden ejercer su derecho de habeas data, a través de las siguientes modalidades:






 
Consulta: A través de este mecanismo el titular puede:
Conocer los datos personales que administra la Inmobiliaria.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Inmobiliaria para el tratamiento de datos personales.
Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales.
Para este efecto, el titular deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:
Elaboración y Radicación. El titular deberá elaborar la solicitud indicando expresamente su nombre, documento de identidad, el objeto de su solicitud y la dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones, acreditando que es el titular de la información, o que se encuentra legitimado para ello, en razón del mandato o representación concedida por el titular, para lo cual deberá allegar la documentación que demuestre tal condición.
La comunicación puede ser radicada en las instalaciones de IKIGAI ESPACIOS S.A.S, las cuales se encuentran ubicadas en la Calle 140 # 11 – 45 oficina 1002 de Bogotá, en horario de oficina, o mediante el envío de un correo electrónico a la cuenta ikigaiespaciossas@gmail.com. Una vez la Inmobiliaria reciba la solicitud, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en un libro de registro. Si se trata de una solicitud física, se colocará en la copia del documento, la constancia del recibido.
Confirmación del solicitante. Tan pronto reciba la solicitud, el titular del área administrativa verificará que quien dirigió la solicitud tiene legitimación por activa, esto es, que es el titular, el representante, apoderado o causahabiente en los términos de ley. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. En este evento, la Inmobiliaria deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.
Análisis de la solicitud. La inmobiliaria procederá a revisar la información del titular que reposa en sus bases de datos administradas, y determinará la información que considere relevante para dar una adecuada respuesta a la solicitud. Así mismo deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud.
 


Respuesta y Notificación. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  Vencido el término sin que pudiese atender la consulta, se informará al interesado por escrito o correo electrónico las razones del retraso y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si por algún motivo el titular no indica una dirección física o electrónica de notificaciones, y la solicitud ha sido elevada a través de correo electrónico, se dará respuesta por el mismo canal.
 El Reclamo: A través de este medio, el titular puede:
Solicitar la actualización y/o rectificación de datos personales que considere inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.
Advertir el incumplimiento de los deberes de la Inmobiliaria como responsable del tratamiento.
 Solicitar la supresión de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2.012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.  
Para este efecto, el titular deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:
Elaboración y Radicación. El titular deberá elaborar el reclamo indicando expresamente su nombre, documento de identidad, su pretensión y la dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones.  Para este efecto debe acreditar que es el titular de la información, o que se encuentra legitimado para ello, en razón del mandato o representación concedida por el titular, para lo cual deberá allegar la documentación que demuestre tal condición. Igualmente se precisa que allegue las pruebas que tenga en su poder y respalden la reclamación.
La comunicación puede ser radicada en las instalaciones de la Inmobiliaria Ikigai Espacios S.A.S ubicadas en la Calle 140 # 11 – 45 oficina 1002 de Bogotá D.C., en horario de oficina, o mediante el envío de un correo electrónico a la cuenta ikigaiespaciossas@gmail.com Una vez la Inmobiliaria reciba la solicitud, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en el libro pertinente. Si se trata de una solicitud física, se colocará en la copia del documento la constancia del recibido.
Traslado en caso de incompetencia. Es posible que el reclamo no sea dirigido al área administrativa como área competente, en este caso, quien lo reciba debe dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante. Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular y no acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentado. En este evento, se notificará esta circunstancia a la dirección física o electrónica informada.
Validación preliminar. Una vez el funcionario competente reciba la solicitud, verificará que cumpla con el lleno de los requisitos formales dispuestos en el presente Manual, y en caso de encontrar deficiencias de este tipo, tendrá que notificarlas al solicitante por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que proceda a subsanarla. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, no se subsana las falencias anotadas, se entenderá que hay desistimiento.
Registro y estudio de fondo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Posteriormente, la Inmobiliaria revisará sí existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, verbigracia:
Cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
No sea posible efectuar la eliminación del dato por orden de autoridad judicial o administrativa.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por éste.
Respuesta.  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará por escrito o correo electrónico al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La notificación se hará en la dirección indicada por el peticionario, o en su defecto, por el mismo canal que se recibió el reclamo.
Actuaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El titular adicionalmente podrá:


Presentar quejas respetuosas por infracciones a la Ley 1581 de 2.012 y demás normas que la modifiquen, subroguen o deroguen.
Solicitar la supresión de los datos personales administrados por la Inmobiliaria, cuando con el tratamiento se vulneren derechos y/o garantías legales y constitucionales.
Demás consagrados en la Ley 1581 de 2.012, las normas que lo reglamenten o modifiquen.
Deberes Generales de la Inmobiliaria Ikigai Espacios S.A.S


La Inmobiliaria tiene presente en todo momento que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido hará uso de ellos para el cumplimiento de las finalidades previamente definidas, respetando en todo caso los derechos contenidos en la constitución política, la Ley 1581 de 2.012 y normativa aplicable. Considerando que la Inmobiliaria define los fines y medios esenciales para el tratamiento de datos, es responsable de las siguientes obligaciones:
 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos personales, y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos elevados por el titular.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar al titular sobre el uso de sus datos, previa solicitud.
Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si la Inmobiliaria llegare a fungir como encargada del tratamiento de datos personales, además de las obligaciones previamente anunciadas, debe cumplir con las siguientes:
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos solicitados.
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, cuando corresponda.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.


Políticas Especiales del Tratamiento de Datos a cargo de Inmobiliaria Ikigai Espacios S.A.S
Algunas de las políticas concretas que la Inmobiliaria desarrolla y ejecuta para el cumplimiento de la normativa sobre habeas data, son las siguientes:


Política y Procedimiento de autorización para el tratamiento de datos personales.
En cualquier evento de recolección de información personal, la Inmobiliaria obtiene autorización del titular para el tratamiento respectivo, ya sea a través de documentos físicos, electrónicos o cualquier otro formato que permita su posterior consulta, así:
Trabajadores: En el contrato de trabajo y/o en sus anexos se discriminan los datos a recolectar, las razones por las cuales se requiere tratar la información personal del trabajador, su derecho al habeas data, y los procedimientos para el ejercicio de sus derechos, para que libre y voluntariamente decida si acepta o no el tratamiento, con la suscripción del documento.
El funcionario encargado de la contratación, brinda al trabajador toda la información que resulte necesaria para el ejercicio de su derecho a la libertad informática, junto con la capacitación sobre manejo restringido de la información personal que conozca o llegue a conocer en ejercicio de su cargo, respecto de otros titulares de información.
Trabajadores en misión: En documento pro forma se discriminan los datos a recolectar, las razones por las cuales se requiere tratar la información personal del trabajador en misión, su derecho al habeas data, y los procedimientos para el ejercicio de sus derechos, para que libre y voluntariamente decida si acepta o no el tratamiento, con la suscripción del documento.
La gerencia brinda al trabajador en misión toda la información que resulte necesaria para el ejercicio de su derecho a la libertad informática, junto con la capacitación sobre manejo restringido de la información personal que conozca o llegue a conocer en ejercicio de su cargo, respecto de otros titulares de información.
Prestadores de servicios independientes: En el contrato de prestación de servicios, anexo, orden de servicios o documento independiente, se indican los datos a recolectar, operaciones y finalidades de tratamiento, el sentido del derecho al habeas data, los canales para su ejercicio, y demás aspectos propios del aviso de privacidad, a fin que el titular indique si está o no de acuerdo con el tratamiento. Esta información además es objeto de ilustración al momento de la capacitación.
 
Cuando el prestador de servicios deba conocer información personal de otros titulares de la información, se le dan a conocer adicionalmente las restricciones sobre el tratamiento de datos y protocolos internos de seguridad de la información.
Propietarios, Arrendatarios y Deudores Solidarios: En el contrato de administración inmobiliaria, el contrato de consignación y el contrato de arrendamiento se incluye una disposición contractual en la cual se indican los datos personales que la Inmobiliaria conocerá respecto de los clientes personas naturales, así como de los administradores y trabajadores designados por clientes personas jurídicas. Igualmente se informan las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares de la información y los canales habilitados para su ejercicio. Previa suscripción del documento, el asesor comercial indica al cliente sobre las políticas de seguridad de la información que se manejan al interior de la Inmobiliaria, y la libertad que le asiste de aceptar o no el tratamiento de datos personales.
Prospectos comerciales: Cuando un prospecto se comunica con la inmobiliaria para indagar sobre un inmueble que se oferta en arriendo o venta, se le pregunta si autoriza que lo llamen para agendar una cita, y se le pregunta si autoriza el envío de mensajes electrónicos sobre inmuebles que pueden ser de su interés. Si el titular no concede su autorización, no se devuelve la llamada al número desde el cual se realizó la llamada, no se intenta contactar al prospecto.
Aunado a lo anterior, en las instalaciones y en la página web de la Inmobiliaria se fija un aviso de privacidad en los términos de ley, donde se indican datos del responsable de datos personales, las finalidades que motivan el tratamiento, los derechos de los titulares y precisión de si el tratamiento recae o no sobre datos sensibles, el cual tiene una función adicional, y es la de informar al titular sus derechos, cuando quiera que no se requiera de la autorización.
En cualquier caso, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º del Decreto 1377 de 2.013, se presume que el titular ha autorizado el tratamiento de datos personales, cuando realice conductas claras e inequívocas que permitan deducir su acuerdo con el tratamiento. Estas conductas deben ser activas, de manera tal que, el silencio nunca podrá ser considerado como aceptación. Para este efecto se ha definido como conducta inequívoca aquella que “no admite duda o equivocación del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización” (Concepto 17 – 12784 Superintendencia de Industria y Comercio)
 Política de tratamiento restringido y razonable.
Cuando los arrendatarios nos solicitan copia del contrato de administración celebrado con los propietarios titulares de los inmuebles, a fin de verificar nuestra legitimidad como mandatarios, remitimos el documento ocultando datos personales del propietario que no sean públicos y que no sean estrictamente necesarios para el fin requerido.
Los datos personales privados, semi – privados, sensibles y de niños objeto de administración no son objeto de transferencia, divulgación ni publicación, a menos que corresponda hacerlo en virtud de las excepciones de ley, por ejemplo, para la gestión de subsidio escolar y afiliación al sistema de seguridad social en salud.  
La huella como dato sensible que reposa en los contratos de arrendamiento por exigencia de la aseguradora o afianzadora que ampare el cumplimiento legal, sólo se conserva porque hace parte integrante del acuerdo de voluntades, pero no se copia, no se transfiere, no se comparte ni se da tratamiento distinto a la simple conservación.
Los datos financieros y económicos reportados por arrendatarios y deudores solidarios se conservan en tanto constan en el formulario de estudio de capacidad financiera remitido a la aseguradora o afianzadora pertinente, pero no se copian, transfieren ni se usan para fines diferentes a la simple conservación del documento que los contiene, y a la consulta de los datos de contacto allí consagrados, cuando los canales suministrados contractualmente no son suficientes para los fines pertinentes.
La imagen personal y RH conocido respecto de los trabajadores sólo es recolectado para dar cumplimiento a la normativa sobre seguridad y salud en el trabajo, y sólo se usa para la elaboración del carnet de identificación, en caso de necesidad o urgencia médica.
Cuando un trabajador se retira de la Inmobiliaria, cualquiera que sea su causa, se notifica a los administradores de propiedades horizontales sobre su retiro, si previamente se ha presentado como funcionario autorizado para la exhibición de inmuebles.
 


Política de confidencialidad.


Para garantizar la confidencialidad de la información puesta bajo nuestra custodia, exigimos a nuestros trabajadores y prestadores de servicios independientes la suscripción de acuerdos de no divulgación o de confidencialidad, donde se impone la carga de proteger la información personal que conozcan en ejercicio de sus cargos o calidades, de dar el tratamiento que estrictamente se requiera para cumplir con los encargos encomendados, y de no divulgarlos.  La obligación de confidencialidad mencionada permanece incluso después de terminado el vínculo contractual.
La confidencialidad de la información es una máxima de observancia imperativa para la Inmobiliaria, por este motivo, el incumplimiento de esta obligación constituye falta grave y justa causa de despido de los trabajadores, así como causa de terminación unilateral de los contratos de prestación de servicios celebrados con nuestros trabajadores independientes.
Igualmente realizamos capacitaciones a trabajadores y prestadores de servicios sobre la ley 1581 de 2.012 y los deberes de la Compañía frente al tratamiento de datos personales de sus titulares.
Política de respeto a la voluntad del titular.
Inmobiliaria IKIGAI ESPACIOS S.A.S tiene presente en todo momento el derecho a la autodeterminación informática de los titulares, por este motivo, cuando media solicitud de eliminación de datos personales, actúa así:
Si existe un deber de legal o contractual de tratamiento o permanencia, se da respuesta oportuna sobre la imposibilidad de acceder a la solicitud, pero se indica que los datos serán utilizados solamente para el estricto desarrollo del acuerdo de voluntades celebrado entre las partes o para el cumplimiento de ley. Verbigracia, puede suceder que los datos personales de un propietario deban conservarse por el término mínimo de permanencia de ley después de culminada la relación contractual, no obstante, no hay razón para forzar al antiguo cliente a que reciba información promocional sobre nuestros bienes y servicios. En estos casos, se informa que se seguirá almacenando con sujeción a la ley, pero que no se utilizará para fines comerciales u otros diversos.
 
Si no existe un deber legal o contractual de tratamiento o permanencia, los datos personales son eliminados.
En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, la Inmobiliaria podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
Notificación de variación de las políticas de tratamiento de datos personales.
Nuestras políticas para el tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento, con sujeción a la normatividad vigente. Estas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación en la página web o el mecanismo que considere idóneo la entidad.  
Medidas especiales de seguridad de la información.
Contamos con una política escrita de seguridad de la información que prevé entre otros los siguientes mecanismos:
Los jefes de áreas elaboran un inventario de los activos de la información, el cual es objeto de verificación y actualización cuando resulta necesario.
Nuestros trabajadores y prestadores de servicios suscriben un acuerdo de confidencialidad y manejo restringido de datos personales que conozcan o lleguen a conocer en ejercicio de sus cargos.
Se realizan charlas y capacitaciones al personal interno y externo sobre el adecuado tratamiento de información personal.
La información de propiedad registrada en dispositivos electrónicos e informáticos, sean de propiedad o tenencia de la Inmobiliaria, sigue siendo de su propiedad exclusiva, en este sentido, los trabajadores reconocen que se trata de una herramienta de trabajo y que ni tienen expectativa alguna de titularidad, hecho que se asegura a través del clausulado contractual.
Para fines de seguridad y mantenimiento de la red, los funcionarios encargados de la seguridad de la información y la gerencia en general, están facultados contractualmente para supervisar equipos de cómputo, sistemas y tráfico de red, en cualquier tiempo, para evitar la divulgación no autorizada y tratamiento no permitido de información personal e institucional.
 
A nuestros trabajadores se les exige el cumplimiento de los siguientes deberes:
Guardar bajo llave, documentos impresos que contengan información clasificada, al terminar la jornada laboral, o ante la ausencia del funcionario encargado de la custodia.
No hacer uso de la red de datos de la Inmobiliaria para obtener, mantener o difundir material publicitario o comercial, así como distribución de cadenas de correos no relacionados con sus funciones.
No instalar software en la plataforma tecnológica, cuyo uso no esté autorizado por la Inmobiliaria.
No destruir la documentación de los titulares, sin seguir los parámetros establecidos por la Inmobiliaria.
No descuidar información clasificada de la institución, sin las medidas apropiadas de seguridad que garanticen su protección.
No conectar computadores portátiles u otros dispositivos electrónicos personales a la red de datos de la Inmobiliaria.
No permitir el uso de la identidad digital (cuenta de usuario y contraseña de su equipo o correo institucional) a un tercero.
No entregar, enseñar y divulgar información no pública a personas o entidades no autorizadas.
No otorgar privilegios de acceso a los activos de información a funcionarios o terceros no autorizados.
Reportar a la mayor brevedad posible, la ocurrencia de hurto, pérdida o extravío de información personal contenida en archivos físicos o electrónicos, con miras a poner en marcha el plan de manejo de incidentes de seguridad.
El personal que se encuentra en vacaciones, licencias o fuera de su cargo, queda bloqueado para acceder a los activos informáticos de la Inmobiliaria.


A la terminación de todo vínculo contractual, los trabajadores y prestadores de servicios independientes deben devolver la información recibida y abstenerse de guardar copia de la misma. De igual manera, hacen entrega de todos los recursos tecnológicos y otros activos que les fueron suministrados en el momento de su vinculación.
 
Las carpetas con información sensible se encuentran almacenadas en un sitio de acceso restringido.
Los equipos de cómputo, se ubican de tal manera que se reduce el riesgo de visualización de la información por personas no autorizadas, durante su uso.
Se realiza mantenimiento preventivo a los equipos de acuerdo con los intervalos de servicio y especificaciones recomendados por el proveedor.
Sólo el personal de mantenimiento autorizado puede llevar a cabo reparaciones en los equipos.
Se procede a la eliminación de manera segura la información confidencial que contenga cualquier equipo que sea necesario retirar, realizándose previamente las respectivas copias de respaldo.
El responsable funcional del equipo acompañará el mantenimiento de los equipos que contengan información sensible para evitar su copia o divulgación no autorizada.
Las contraseñas a nivel del sistema y del usuario son personales, intransferibles y cumplen con una longitud mínima de caracteres alfanuméricos, de manera que se impida el acceso deliberado por parte de un tercero. Está prohibido compartir o divulgar la clave personal.
Los equipos de cómputo deben estar protegidos con un protector de pantalla protegido por contraseña con la función de activación automática establecida en 10 minutos o menos. Debe bloquear la pantalla o cerrar la sesión cuando el dispositivo está sin vigilancia.
Dado en Bogotá D.C., a los 27 días del mes de Abril de 2.024.